Steuerliche Behandlung der Nebenkosten und der Instandhaltungsrücklage bei Einkünften aus der Vermietung von Eigentumswohnungen

Steuerliche Behandlung der Nebenkosten und der Instandhaltungsrücklage bei Einkünften aus der Vermietung von Eigentumswohnungen

Leider halten sich einige hartnäckige Gerüchte, wie mit den Nebenkosten in der Einkommensteuererklärung bei der Vermietung von Eigentumswohnungen umgegangen werden muss. Wenn sie noch nie etwas von der „Nettomethode“ gehört haben, seien sie froh und vergessen sie es gleich wieder, denn die ist nirgendwo gesetzlich geregelt, taucht aber in der Praxis gelegentlich auf, ähnlich wie Nessi in Loch Ness und bekanntlich sind beide nicht real.

Grundsätzlich gilt nämlich: Im Rahmen der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung[1] sind alle laufenden Einnahmen und Ausgaben im Jahr der Zahlung zu erfassen, ohne das etwas in einer Nebenrechnung oder gedanklich saldiert wird, wenn man einmal von (Gebäude-)Abschreibungen absieht.

Quelle: Gemini

1. Mieteinnahmen

Als Mieteinnahme ist zwingend die Nettokaltmiete zzgl. der laufenden Nebenkosten (im Ergebnis also die Bruttomieteinnahme) in dem Jahr zu erfassen, in dem sie vom Mieter an den Vermieter gezahlt werden. Die Finanzämter bevorzugen zumeist eine separate Darstellung dieser Beträge und ab 2023 sind die Steuererklärungsformulare dahingehend auch noch einmal geändert worden. Zusätzlich zu erfassen sind Abrechnungsspitzen der Nebenkosten aus den Vorjahren und zwar in dem Jahr in denen sie vom Mieter gezahlt bzw. diesem erstattet werden.

Also ergibt sich folgende Ermittlung (beispielhaft für das Kalenderjahr 2023):

Nettokaltmiete in 2023 gezahlt (ggf. inkl. Garagenmiete etc.)

+ Nebenkostenumlagen vom Mieter in 2023 gezahlt (=Bruttomieteinnahmen)

+ Abrechnungsspitze (aus Jahresabrechnung mit Mieter) aus Vorjahren (Guthaben Vermieter), wenn in 2023 gezahlt

- Abrechnungsspitzen (aus Jahresabrechnung mit Mieter) aus den Vorjahren (Guthaben Mieter), wenn im Jahr 2023 gezahlt

2. Werbungskostenabzug

Wenn Nebenkosten als Einnahmen im Jahr der Zahlung zu erfassen sind, müssen natürlich auch zwingend die Wohngeldzahlungen als Ausgaben erfasst werden. Eine Besonderheit gibt es dabei aber: Die Erhaltungsrücklage[2], die früher als Instandhaltungsrücklage bezeichnet worden ist, dient der Instandhaltung und der Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums.[3]

Die Beiträge zur Erhaltungsrücklage sind regelmäßig Teil der monatlichen Wohngeld- bzw. Hausgeldzahlungen gem. Wirtschaftsplan. Die Erhaltungsrücklage ist gemeinschaftliches Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft an denen der einzelne Wohnungseigentümer in Höhe seiner Zahlungen als Eigentümer am Verwaltungsvermögen beteiligt ist.

Die Besonderheit der laufenden Zahlungen in die Erhaltungsrücklage besteht darin, dass der Wohnungseigentümer - laut Rechtsprechung und Finanzverwaltung - diese erst dann als Werbungskosten abziehen kann, wenn der Hausverwalter sie tatsächlich für die Wohnungseigentümergemeinschaft zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums verausgabt hat.[4] Daher sind die laufenden Wohngeld-Zahlungen (soweit diese die Beiträge zur Erhaltungsrücklage enthalten) bei vermieteten Eigentumswohnungen um die Zuführungsbeträge zur Erhaltungsrücklage zu kürzen und um die tatsächlich verwendeten Rücklagebeträge (zumeist als Entnahme aus der Erhaltungsrücklage bezeichnet[5]) zu erhöhen.

Da die Darstellungen in den Nebenkostenabrechnungen aber zum Teil sehr unterschiedlich und manchmal auch verwirrend sind, muss genau darauf geachtet werden, welche Teilsummen in welchen Beträgen ausgewiesen worden sind, um nicht doppelte Kürzungen bzw. Nichtberücksichtigungen zu erhalten.

Grundsätzlich kann man sich an folgender Ermittlung der abzugsfähigen Werbungskosten aus der (Jahres-)Nebenkostenabrechnung der Wohneigentümergemeinschaft (beispielhaft für das Kalenderjahr 2023) orientieren:

Im Jahr 2023 gezahlte Hausgeld-Vorauszahlungen inkl. Beiträge zur Instandhaltungsrücklage

- Zuführung zur Instandhaltungsrücklage in 2023 (Erhöhung der Rücklage)

+ Verwendung von Beträgen aus der Instandhaltungsrücklage in 2023 (Entnahme aus Rücklage für Modernisierung)

+/- Abrechnungsspitzen aus Jahresnebenkostenabrechnung Hausgeld für Vorjahre mit Vermieter, wenn in 2023 gezahlt

Wird also die Instandhaltungsrücklage in einem Jahr lediglich erhöht, so wirken sich diese Beiträge in dem jeweiligen Jahr nicht als Werbungskosten aus, sondern erst wenn die entsprechenden Instandhaltungen durchgeführt und aus der Rücklage finanziert werden, also möglicherweise erst Jahre später. Dies hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil IX R 19/24 vom 14.01.2025 auch nochmals bestätigt.

Hinweis: Zinsen, die aus der verzinslichen Anlage der Erhaltungsrücklage erzielt werden, gehören jedoch zu den Einkünften aus Kapitalvermögen.[7]

1. Fazit

Es gibt keinen einfachen Weg zur Ermittlung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, sondern nur einen konsequenten, aber mühsamen Weg: Alle Einnahmen und Ausgaben sind zu erfassen und die Besonderheiten rund um die Erhaltungsrücklage (aufgeschobener Werbungskostenabzug) zu beachten. Als Konsequenz daraus kann die Einkommensteuererklärung bei vermieteten Eigentumswohnungen regelmäßig erst dann fertigstellt werden, wenn die Nebenkostenabrechnung des jeweiligen Jahres vorliegt und diese liegen leider immer später vor, weil auch Hausverwaltungen zumeist überlastet sind.

Rechtliche Hinweise:

Dies ist eine allgemeine Information und keine auf eine konkrete Situation ausgerichtete Beratung. Die Inhalte dieser Information wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Insbesondere ist zu bedenken, dass das Steuerrecht und dessen Auslegung permanenten Änderungen unterliegt und sich Gerichtsentscheidungen, Verwaltungsanweisungen und Gesetzesinterpretationen zum Teil widersprechen, so dass empfohlen wird, im Zweifel professionelle Hilfe zur Lösung einer individuellen Steuersituation hinzuzuziehen.

Im Übrigen behalten wir uns alle Rechte vor.

Fußnoten:

[1] § 21 EStG

[2] § 19 Abs. 2 Nr. 4, § 28 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 WEG

[3] Vgl. OFD Frankfurt a. M., Vfg. v. 9.11.2022, S 2211 A-12-St 214, DStR 2023, S. 281

[4] H 21.2 „Werbungskosten“ EStH, vgl. auch FG Köln (21.6.23, 2 K 158/20; Rev. BFH IV R 19/23) zur Behandlung bei bilanzierenden Steuerpflichtigen.

[5] Ausnahmen: 1. Wird die Erhaltungsrücklage ausnahmsweise für Maßnahmen verwendet, die zu Herstellungskosten führen, so sind nur die entsprechenden Absetzungen für Abnutzung als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 7 EStG); 2. Anders auch wenn ausnahmsweise die Entnahme nicht für Erhaltungsmaßnahmen verwendet, sondern an die die Miteigentümer ausgekehrt wird.

[7] R 21.2 Abs. 2 EStR